1. COSA SONO I KPI?
La sigla KPI deriva dalle parole “Key Performance Indicator”, che tradotto diventa “Indicatori Chiave di Prestazione”.
Come dice la parola stessa i KPI non sono altro che degli indicatori che permettono al negoziante di misurare le performance del suo negozio.
Avere un negozio e gestirlo in modo responsabile, infatti, non richiede solo vendere ma anche misurarne i risultati. Fare mille sforzi per vendere senza sapere se e in quale misura il negozio funziona e sta crescendo, equivale a pensare di pilotare un aereo e raggiungere la destinazione desiderata senza usare la strumentazione che indichi la rotta.
2. PERCHÈ I KPI SONO COSì IMPORTANTI PER UN NEGOZIO?
Dovesti sapere che il controllo di gestione è la strumentazione e l’unico mezzo che il negoziante ha per capire se il negozio sta andando nella giusta direzione e quali errori si stanno facendo. Attraverso il controllo di gestione il negoziante riesce a correggere gli errori e a riportare la gestione in una direzione corretta.
I KPI fanno parte del processo di controllo di gestione di un negozio, che include appunto anche un conto economico e i flussi di cassa.
Mentre osservi i risultati economici del tuo negozio e vedi come costi e risultati cambiano mese dopo mese, dovresti osservare anche i KPI, per avere la conferma di quello che i risultati economici cercano di comunicare.
In economia esistono tantissimi KPI, ognuno dei quali misura qualcosa di specifico. Ma non devi conoscerli tutti! Te ne basteranno pochissimi!
3. QUALI SONO I 5 KPI PIÙ IMPORTANTI PER UN NEGOZIO
Oggi studiamo brevemente i KPI più comunemente utilizzati nei negozi. In ogni punto ti darò una coincisa spiegazione di cos’è e la formula per calcolarlo.
KPI DELLO SCONTRINO MEDIO
Lo scontrino medio è il KPI più tipico di un negozio che dice quanto il negoziante e i suoi collaboratori sono stati bravi a spingere le vendite.
In questo caso non parliamo di vendite nel senso di acquisire più clienti, ma di vendere di più e meglio al singolo cliente.
Lo scontrino medio si calcola prendendo le vendite totali del periodo e dividendole per il numero di scontrini che hai emesso nello stesso periodo.
Simulazione:
Nella giornata di oggi hai venduto 1.000 Euro, emettendo 20 scontrini.
Formula per calcolare il KPI dello scontrino medio:
Venduto : Numero Totale di Scontrini Emessi = Scontrino Medio
Quindi:
1000 : 20 = 50
Il tuo scontrino medio è stato di 50 euro.
Secondo lo stesso criterio, puoi calcolare lo scontrino medio anche per la settimana, il mese, il semestre, l’anno, o come vuoi tu!
Che cosa lo scontrino medio permette di capire?
E’ interessante calcolare lo scontrino medio anche per singole stagioni, per i periodi di saldi e promozioni, facendo distinzione tra i giorni feriali e il fine settimana. In questo modo potrai capire quali sono le abitudini di acquisto dei tuoi clienti e come le vendite cambiano in funzione del tempo atmosferico, dei periodi di vacanza dalle scuole o dagli uffici, o nel periodo Natalizio.
Insomma puoi davvero calcolare questo KPI in tutti i modi, sia totale sia scendendo più in dettaglio, o secondo le tue specifiche esigenze.
Puoi anche capire come il tuo scontrino medio cambia nelle varie fasce orarie di una stessa giornata. Un dato molto interessante e che potrebbe cambiare la gestione del negozio. Una delle tipicità dei molti negozi, è proprio il fatto di vendere in modo diverso secondo la fascia oraria della giornata.
Se il tuo scontrino medio è ad esempio di 50 euro, portare il cliente in cassa e vendergli l’ultimo accessorio da 5 euro, ti farà incrementare del 10% lo scontrino medio.
Riuscendo a replicare questa cosa con ogni singolo cliente, le vendite aumenteranno, grazie a un semplice prodotto secondario.
Questo e’ il principio su cui si basa la vendita vera di aziende tipo Foot Locker, il cui business vero non sono solo le scarpe, ma le solette e le stringhe vendute in cassa!
Il KPI dello scontrino medio ti renderà consapevole di come vendi.
Lo scontrino medio va messo in relazione ad altri dati.
Lo scontrino medio però non va solo osservato da solo ma anche guardando il numero totale degli scontrini emessi. Perché? La risposta è molto semplice e te la fornisco con questo esempio:
- Gennaio: hai emesso 100 scontrini e il valore medio del tuo scontrino è stato di 50 euro
- Febbraio: hai avuto uno scontrino medio di 30 euro, emettendo 200 scontrini
- Marzo: con solo 80 scontrini il valore medio del tuo scontrino medio è stato di 60 euro
Qual è stato il vero andamento delle vendite nel trimestre in questione?
Analizziamo i numeri:
- Nel primo mese lo scontrino medio è stato di 50 euro e le vendite totali di 500 euro
- Nel mese 2 lo scontrino medio è sceso molto però il fatturato è salito, perché si sono emessi più scontrini, infatti le vendite totali sono state di 600 euro
- A Marzo si è avuto il migliore scontrino medio del periodo, perché è salito a 60 euro, GRANDE!!!!! Ma attenzione! Le vendite sono calate a 480 euro, un bel 25% in meno rispetto al mese precedente!
(600-480)= 120 euro (calo di fatturato in valore)
120: 600= 0,25 (calo di fatturato in %)
Questo esempio dice chiaramente che non basta che lo scontrino medio aumenti perché il negozio cresca.
Il miglioramento dello scontrino medio deve essere accompagnato da un andamento costante o in crescita del numero di scontrini. Infatti, nel mese 3, pur avendo fatto il miglior scontrino medio del periodo, si è venduto il 25% in meno del mese precedente!
Ecco perché un KPI non è mai veramente significativo se non viene messo in relazione ad altri fattori, in questo caso al numero di scontrini totali emessi.
KPI DEL RAPPORTO INGRESSI/VENDITE
Il KPI del rapporto ingressi/vendite, dice quanti clienti comprano sul totale dei clienti che entrano in negozio.
Per calcolare questo KPI hai bisogno di un contapersone da applicare all’ingresso del negozio (consigliato nel corso avanzato “Le vetrine si fanno così“), con la consapevolezza che non otterrai un dato totalmente certo. Infatti, sappiamo che molte persone entrano in negozio accompagnate ma a voler acquistare è una sola del gruppo.
Nonostante ciò questo indicatore è molto utilizzato nei negozi, perché riesce a dirti un’idea se, ad esempio, chi entra trova quello che cerca, se la vetrina o il look del negozio comunicano la sua vera identità.
Formula per calcolare il KPI del rapporto Ingressi/Vendite
Totale Vendite (scontrini emessi) : Totale Ingressi = Rapporto Ingressi/Vendite
Questo indicatore può dare molte indicazioni, e permette anche di capire se i clienti di passaggio sono in target.
Infatti, il motivo per cui molta gente entra ed esce ad esce da un negozio, a volte anche immediatamente, e senza aver acquistato nulla, può essere segnale che il pubblico di passaggio nella zona non è il vero target del negozio.
In un negozio è importante riuscire a convertire i potenziali clienti che entrano nello store in vendite. Ogni cliente che esce senza acquisti è un punto in meno nel nostro tasso di conversione, e quindi un costo in più alla fine del mese.
Più la percentuale espressa da questo indicatore è elevata, migliore è l’efficienza nella vendita e nella gestione.
Come stiamo vedendo I KPI di un negozio dicono davvero molte cose, e se per caso non ne avevi mai sentito parlare prima, ti consiglio di iniziare solo a comprendere il valore e il potenziale che possono avere per te e per la tua attività.
KPI DELLA ROTAZIONE DEL MAGAZZINO
Adesso veniamo alla nota dolente di molti negozi: l’equilibrio del magazzino!!!!!
Ogni volta che il prodotto entra nel magazzino, inizia un ciclo di vita che terminerà quando sarà venduto e quindi sarà uscito dal magazzino.
Questo ciclo vitale si chiama “rotazione del magazzino”.
Immagina semplicemente il punto di un cerchio in cui il prodotto entra nel magazzino, giace per un certo periodo e poi esce, per poi rientrare, giacere e uscire nuovamente, e così via all’infinito.
Questo è il lavoro che un prodotto deve fare per il negozio, un prodotto deve ruotare. Se i tuoi prodotti non ruotano vuol dire che non stai vendendo velocemente ed ecco che si perde il senso di avere un negozio.
La vendita del prodotto genera un margine per il negozio, e per avere tanto margine da riuscire a coprire i costi del negozio e da ottenere profitti, bisogna vendere il prodotto tante volte.
In questo modo il margine generato dalla singola vendita, moltiplicato per tutte le volte in cui lo stesso prodotto viene venduto, aumenta il margine globale che hai a disposizione per coprire i costi del negozio e avere utili.
Se si vuole avere una gestione efficiente non basta quindi vendere tanto ma bisogna anche vendere velocemente.
Che cosa significa vendere velocemente?
Quello di vendere velocemente è un concetto molto semplice. Se il prodotto compirà la sua rotazione più volte, il negozio avrà profitto maggiore, perché ogni volta che completa la sua rotazione dentro il magazzino, genera un margine.
La rotazione del magazzino non è altro che il numero di volte in cui un prodotto è acquistato e venduto in un dato arco temporale.
Quando un prodotto rimane fermo in magazzino troppo a lungo, questo è indice che il prodotto è pigro e non sta lavorando in modo efficiente.
E’ esattamente questo il motivo per cui il negoziante deve calcolare la rotazione del suo magazzino.
Il negoziante che ha in magazzino un prodotto che non ruota, ha utilizzato denaro per merce che rimane ferma e non genera margine. In questo modo il negoziante deve fare molta più fatica a tenere in piedi il suo negozio o a raggiungere un obiettivo di profitto che si è preposto di raggiungere!
Il denaro impiegato per fare scorta di magazzino non lavora, ma rimane immobilizzato dentro al magazzino.
Ecco perché una sana e attenta gestione del magazzino porta ad avere una gestione più efficiente in generale, e migliora il risultato del negozio!
Per misurare la rotazione di un prodotto esiste in economia un indice che appunto si chiama “indice di rotazione del magazzino”.
Cosa serve per calcolare il KPI della rotazione del magazzino?
Vediamo ora come calcolare l’indice di rotazione del magazzino. Ipotizziamo si voglia calcolare la rotazione di magazzino globale, cioè di tutti i prodotti del negozio, del primo trimestre dell’anno.
Questi sono i dati che servono per calcolare la rotazione del magazzino:
- La quantità, cioè il numero di pezzi di prodotto vendute nell’intero trimestre
- La giacenza media di magazzino del trimestre.
Mentre il punto 1.) lo diamo per scontato, vediamo più approfonditamente che cos’è la giacenza media.
Per calcolare la giacenza media del magazzino hai bisogno di sapere quanti pezzi erano giacenti dentro il magazzino alla fine dei tre mesi che, nell’esempio fatto, vuoi prendere in considerazione per il calcolo. Quindi, nel caso del 1’ trimestre, hai bisogno di sapere quanti pezzi avevi ancora in magazzino alla fine di gennaio, alla fine di febbraio e alla fine di marzo.
Sì, devi contare il magazzino, o, se hai un programma che ti carica e scarica le quantità dal magazzino, devi avere un report che ti dica quanti pezzi sono giacenti (quindi invenduti) alla fine dei periodi che stai analizzando.
Formula per il calcolo della rotazione di magazzino:
Pezzi Venduti : Giacenza Media = Rotazione Magazzino
Vediamo come trovare i dati nel dettaglio. Ipotizziamo che in totale nel trimestre tu abbia venduto 1000 quantità di prodotto.
1° Adesso diciamo che le giacenze di magazzino alla fine dei tre mesi siano state queste:
100 pezzi rimasti in magazzino alla fine del mese 1
120 pezzi giacenti in magazzino alla fine del mese 2
80 pezzi giacenti alla fine del mese 3
2° Fai la somma delle giacenze dei tre mesi, quindi:
100+120+80, ottenendo un totale di 300
Poi dividi il totale delle giacenze dell’intero trimestre, cioè 300, per 3 che è il numero di mesi che rientrano nella media che vuoi calcolare.
300 : 3 =100
La giacenza media di magazzino del primo trimestre è di 100 pezzi.
3° Fatto questo, calcoli la rotazione del magazzino prendendo le quantità totali vendute nel periodo, e dividendole per la giacenza media. Vediamo cosa otteniamo, con la formula -> Pezzi Venduti : Giacenza Media = Rotazione Magazzino:
1.000 : 100 = 10 è il tuo indice di rotazione del magazzino
La rotazione di magazzino che cosa ti permette di capire?
Se nel tempo vedi che questo numero aumenta, vuol dire che il tuo magazzino sta girando più velocemente e questo è buon segno. Quando questo indice scende, la tua rotazione sta peggiorando, e questo avrà un impatto negativo sia sulla situazione economica sia sulla cassa del negozio, e quindi sulla liquidità.
Seguendo la stessa logica che abbiamo appena visto, è possibile calcolare la rotazione di magazzino di una singola linea o famiglia di prodotto, del singolo articolo.
Inoltre puoi calcolare la rotazione del magazzino mensilmente, settimanalmente, trimestralmente annualmente, insomma come tu vuoi!
Misurare la rotazione del magazzino permette al negoziante di capire prima di tutto quali prodotti non funzionano, e poi di correggere errori di gestione che diversamente non sarebbe possibile individuare.
Quando la rotazione di un prodotto è troppo bassa, si può valutare di eliminarlo o sostituirlo con un altro articolo, o di spingerlo di più cambiando il modo di comunicare al target.
Tutto questo è volto a migliorare e rendere più sana ed efficiente la gestione di un negozio e a portare risultati economici positivi.
KPI DELLA PRODUTTIVITÀ ORARIA
Per i negozi che hanno dipendenti è molto interessante misurare l’efficienza del lavoro, cioè misurare quanto ogni ora di lavoro pagata al personale rende in termini di vendite. (in realtà anche se sei da solo potrebbe esserti utile, potresti usarlo come autovalutazione)
Questo permette di capire se è necessario organizzare meglio i turni di lavoro del personale così da non avere sprechi di risorse economiche.
Quali dati servono per calcolare la produttività oraria?
Perché tu possa calcolare la produttività oraria, hai bisogno di due dati:
- Totale vendite del periodo
- Totale ore pagate al personale nello stesso periodo
Se nel periodo che vuoi analizzare, hai venduto 10 mila euro pagando 200 ore di lavoro, la tua produttività oraria è stata di 50 euro l’ora e l’avrai ottenuta dividendo le vendite totali per il numero totale di ore pagate.
Formula per calcolare il KPI della produttività oraria:
Vendite : Ore lavorate = Produttività Oraria
Quindi:
10.000 : 200 = 50 euro di vendite per ogni ora
E’ naturale che più questo indice cresce, migliore sarà la gestione, mentre il suo diminuire è segnale di minore efficienza.
In altre parole, quando la produttività è bassa o tende a diminuire, questo significa che si ha troppo personale rispetto alle vendite, o che il personale lavora poco e male.
In alcune realtà è complicato calcolare bene il fabbisogno di personale e le turnazioni del lavoro, perché alcune tipologie di negozi richiedono tanto personale e spesso è complesso prevedere di quante persone si ha bisogno nelle varie fasce orarie della giornata.
Nei negozi piccoli dove lavora solo il negoziante, o dove le vendite sono basse per motivi indipendenti dalla capacità nella vendita, anche con una sola persona si avrà una produttività oraria molto bassa.
In questo caso per incrementare la produttività oraria sarà necessario agire sull’incrementare le vendite, attraverso altre strategie di posizionamento e vendita, e non sulla migliore organizzazione dei turni di lavoro, ovviamente!
La produttività oraria è utile anche per misurare le prestazioni di ciascuna commessa, basando su questo indice il riconoscimento di premi che il negoziante può voler riconoscere al raggiungimento di certi obiettivi di vendita.
KPI DEL RITORNO DELL'INVESTIMENTO (ROI)
Il ROI, cioè il ritorno dall’investimento, è un indice di bilancio che indica quanto rende la gestione operativa del negozio rispetto al capitale totale che è stato investito nel negozio.
Se vogliamo dirla in atri termini, Il ROI misura anche la capacità del negoziante di gestire il suo negozio, valutandola rispetto al capitale investito.
Naturalmente, quando si fa un investimento, si vuole capire quanto l’investimento fatto ha reso, giusto? Ecco, per un negozio è la stessa cosa e il ROI dice esattamente questo.
Quali dati servono per calcolare il ROI?
Per calcolare il ROI hai bisogno di conoscere due cose:
- L’ammontare complessivo del capitale che è stato versato nel negozio, sia tuo che di terzi finanziatori come banche o soci,
- Il risultato della gestione caratteristica del negozio.
Il risultato della gestione caratteristica è il risultato prodotto dal negozio grazie alle sue operazioni ordinarie. In parole povere sono i ricavi prodotti dalle vendite dedotti tutti i costi del negozio relativi alla sua normale operatività.
Facciamo una simulazione di calcolo del ROI.
Ipotizziamo che Il tuo reddito della gestione caratteristica, alla fine di un determinato anno, sia stato di 20.000 Euro.
Il capitale totale investito nel negozio è stato di 100,000 Euro, di cui 50.000 tuoi e 50 mila finanziati dalla banca.
Formula per calcolare il ROI:
Risultato Gestione Caratteristica : Capitale Totale Investito = ROI
Quindi:
20.000 : 100.000 =0,20 (20%)
In questo esempio il tuo ROI è 0,2, cioè del 20%.
Questo dato dice che nell’anno che hai analizzato, il negozio ha reso il 20% del capitale investito!
Il ROI che cosa ti permette di capire?
Avere un ROI come quello dell’esempio indica che l’investimento è stato proficuo.
Un ROI di questo tipo dice anche che, volendo fare una proiezione a medio-lungo termine basata sull’ipotesi di mantenere questa performance nel tempo, in 5 anni il negozio rientra del capitale investito.
Infatti, 20% all’anno moltiplicato 5 anni = 100%
Questo indice è importantissimo anche quando si vuole investire nello sviluppo, perché prima di finanziare una nuova iniziativa, il negoziante dovrebbe capire in quanto tempo potrà rientrare del suo investimento.
Di contro, è ovvio che quando la gestione caratteristica del negozio è negativa, il ROI sarà negativo.
Un ROI è negativo indica quanto il negozio sta perdendo in % rispetto al capitale totale investito.
Questo è indice che il negozio è in perdita, perché i costi sono stati superiori alle vendite, e che l’investimento fatto nel negozio non è stato ripagato in alcuna misura.
4. COSA FARAI ORA?
In questo articolo ho cercato di trasmetterti quanto sia importante misurare i risultati anche attraverso i KPI più importanti per un negozio.
Abbiamo compreso bene che i KPI in un negozio sono parte integrante di un processo di controllo di gestione, e che ogni negozio dovrebbe avere un semplice sistema di misurazione.
Non serve che il negoziante impari a fare calcoli scientifici. E’ davvero sufficiente riuscire a capire l’importanza dei numeri al punto da volerli introdurre tra le varie cose da fare ogni giorno, tanto quanto fare una bella vetrina, allestire gli interni, occuparsi degli approvvigionamenti, vendere e altro ancora.
Mentre sto scrivendo questo articolo, mi sto occupando dell’analisi economico-finanziaria di un’azienda che purtroppo per anni si è mal gestita senza fare nessun tipo di controllo, e dove, purtroppo, niente è stato sotto controllo.
E’ un peccato costatare quanti piccoli imprenditori rinuncino al successo delle loro aziende perchè semplicemente ignorano l’importanza dei numeri.
Certo, fare qualcosa di nuovo costa fatica, ma il prezzo da pagare per non averlo fatto spesso e’ ancora più costoso!
Impara a raccogliere e a interpretare i dati del tuo negozio.
Se la vetrina è l’immagine esteriore di un negozio, quella che comunica il buon gusto e tutto quello che si percepisce da fuori. I numeri invece sono il cuore del tuo negozio, l’anima pulsante che ti dice se il negozio è sano e forte, oppure no.
Una bella vetrina attrae i clienti e ti aiuta a vendere, i numeri permettono al tuo negozio di vivere a lungo. Un negozio senza numeri e’ come un cuore senza battito… assicurati che il cuore del tuo negozio sia forte e sano!
